「決算」の流れやポイントを知ろう。個人事業主の決算ルールとは

会社設立時は不明な点が多くあるようです。会社を経営するにあたり、日々の記録を残す帳簿や経営管理、確定申告は必ず行う重要なものです。中でも、会社の経営状態を知る決算はとても大切です。決算にはどのような役割や関係があるのかを知りましょう。

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個人事業主の決算におけるルール

1年間の収入と経費から利益を計算

決算とは、1年間の収入や支出を計算し、会社の利益や損失金額を計算することをいいます。決算をすることで、会社の1年間の経営状況を把握することができます。

個人事業主の場合、決算を行うことは確定申告をするために必要となります。税務署に1年間でどれくらいの利益があるのかを報告しなければいけません。報告を行わない場合、脱税行為となり、違反の対象になるため注意が必要です。そのため、きちんと日々の状況を知る必要があります。事業を失敗しないためにも、ルールを守ることは大切です。

12月31日が決算日と制定されている

個人事業主は、1月1日から12月31日までの期間が事業年度として定められています。そのため、12月31日が決算日と制定されています。決算のために資産の計算や、企業は商品の在庫を数え、在庫の金額がどれくらいあるかを計算する棚卸しを行います。また、帳簿に記載されている書類などの記録確認や整理を行い、問題や誤りがないかを確かめます。

確定申告をする時期は、およそ2月から3月中の期間です。税金を納める時期は、3月15日までと決められています。そのため、年が明けたら迅速に対応できるよう、早めに決算を行う準備を始めましょう。

確定申告をする時に必ず必要

確定申告をする時に必ず必要な書類があります。書類は、白色申告書類と青色申告書類に分けられています。白色申告の場合は、収支内訳書や確定申告書Bが必要です。青色申告の場合は、所得税青色申告決算書や確定申告書Bが必要です。青色申告の場合は、添付書類も必要となります。それぞれに必要なものが異なるため、注意しながら進めていきましょう。

確定申告書類は、国税庁ウェブサイトから書類をダウンロードすることができます。そのまま印刷して提出することもできるため便利です。しかし、内容について分からないことや不安なことがある際には、税務署の担当の方へ確認するとよいでしょう。

青色と白色の2種類で方法に違いがある

個人事業主の確定申告は、青色申告と白色申告の二種類があります。青色申告は、確定申告の際にひかれる控除額が大きいため節税になることが多くあるようです。しかし、青色申告は、決算書内容が少し難しいといわれています。記載しなければならない書類もいくつかあるため手間がかかります。青色申告の場合、「所得税青色申告決算書」や「確定申告B」といわれる書類を提出しなければいけません。所得税青色申告決算書は、売上原価や経費の内訳、月別の売上、仕入金額、減価償却費などを記入します。確定申告Bは、事業収入や所得控除、源泉徴収税額などを記入します。また、源泉徴収票や控除の関係書類を添付書類台紙に添付し提出します。

一方の白色申告は、青色申告に比べ比較的簡単な決算書になっています。準備しなければならない書類は、収支内訳書のみです。青色申告のほうが節税などの金銭面のメリットはありますが、最初の慣れない間は、簡単に記入ができる白色申告をおすすめします。納税額が増えてきた際には、青色申告へ変更することができるため上手に活用しましょう。

個人の場合決算月は任意に決められない

法人の場合、決算月を任意に決めることができます。しかし、個人事業主の場合は、12月31日と決められているため、任意に変更することができません。決算を行うにあたり、会社の経営や内容が分かるため、事業内容の反省や目標を知ることができるメリットがあります。

決算は、1年に1回行います。会社の売り上げや経営を知るよい機会ともいえるでしょう。そのため、個人事業主の方は決算月に注意して、対応できるよう心がけていくことが大切です。

税金の支払い

個人事業主の方は、税金を支払わなければいけません。個人事業主の方に対象となる税金は、おもに4つあります。「所得税」、「消費税」、「住民税」、「個人事業税」です。所得税は、毎年1月1日から12月31日までの所得に対しての税金です。消費税は、価格の8%を商品の購入者や提供を受けた方が負担する税金を指します。住民税は、生活に必要な費用を、地域の住民に分担してもらう地方税になります。最後に、個人住民税とは、個人が事業を行う際に課せられる地方税です。

これらの税金は、確定申告を行ううえで対象となる税金です。それぞれ納付時期が異なるため、確認しながら納付する必要があります。また、税金の計算方法も異なるため、注意が必要です。個人事業主の方は、必ず支払わなければいけない税金ですので、会社経営時には気をつけなければいけません。

決算に向けた流れのポイント

在庫を棚卸して資産を割り出す

棚卸しとは、会社に残っている商品などの在庫を数え、在庫の金額がどのくらいあるのかを計算することをいいます。個人事業主の場合、12月31日が決算日と決められています。棚卸しは、決算日を迎える会社において、会社の業績や現在の状態を知ることができます。

棚卸しを行うにあたり必要な項目は、棚卸し実施日や商品名、個数、単価、金額(個数×単価)です。在庫の金額により、利益も変化します。会社の在庫管理を徹底することにより、会社の経営に役立てることができるため、しっかり行いましょう。

帳簿内容のチェック

帳簿は、決算書作成に必要なもので、家計簿のような機能があります。主に、主要簿と補助簿の二種類があり、それぞれ内容が異なります。主要簿は、必ず作成しなければいけない帳簿で、会社の取引全般を記録するものです。ほかには、日付や取引内容を記録する日記帳や仕訳帳、取引内容を科目ごとに記録する総勘定元帳という帳簿も存在します。

補助簿は、会社の取引内容を詳しく記録するものです。補助簿には、現金出納帳や売上帳、仕入帳など種類もいくつかあります。補助簿の利用が多いほど、より詳しい内容が迅速にわかるため活用をおすすめします。また、納品書や請求書、領収書はきちんと保管することが大切です。個人事業主の場合、最低5年間の保存期間が定められています。問題が起きたときなどに、見直しやチェックもできるため管理を徹底しましょう。

収入や経費の確認

未収入金は、営業取引以外の特別な活動で発生する債権を指します。未回収の金額を計上するための勘定科目です。例えば、マンションを購入したが支払いが完了していないなど、対価の支払いを受けていないものを「未収入金」といいます。支払いをされていないものでも、その年に売り上げたものは、その年の収入として計算することができます。

また、前受金の仕訳として、現金の受け取りが成立したものの、商品や製品を相手側に渡していないこともあります。この場合は売上げが成立していないため、前受金を除外する必要があります。このように、収入や経費を確認しながら決算を進めましょう。

減価償却費の算出

減価償却費とは、使用時間の経過による固定資産の価値の減少を、決算期ごとに一定の方法により費用として算入することと定められています。減価償却費は、おもに「定額法」と「定率法」の算出方法が使用されます。定額法は、取得価額を耐用年数で割った金額を毎年一定に返す方法です。一方の定率法は、残っている資産価値の価額を減らしていく方法です。最初のころの年は、大きな金額を返し、年を重ねるごとに徐々に金額が下がっていく返し方を行います。

減価償却費は、主に取得原価や耐用年数、残存価額の3つを使用し計算します。会社の経営次第により、定額法か定率法なのか変わってきます。そのため、選択に迷う場合は専門家に相談することをおすすめします。

事業の固定資産における損失額の割り出し

固定資産には、「有形固定資産」と「無形固定資産」とよばれる二種類の資産があります。有形固定資産は、土地や建物などの物的な実体をもつ資産を指します。無形固定資産は、特許権や著作権などの物的な形をもたない資産であると定められています。

事業用固定資産の損失が生じた場合は、必要経費として計算することができます。固定資産の損失額は、減価償却法の算出と同じ定率法や定額法が使用されます。そのため、上手に定率法や定額法を活用し、会社の損失額を割り出しましょう。損失額を割り出すことで、会社の経営状態が把握できます。

貸し倒れの確認

貸倒金は、売掛金や未収入金、貸付金などが、取引相手側の経営悪化や倒産などにより、資金回収ができない場合に発生する損失金額を指します。損失額は、必要経費として算入することができます。貸し倒れの対象となるものは、売掛金や未収金、受取手形、事業貸付金です。このように、回収不可能とわかるものやそうなってしまったものは、経費計上することができます。

計算方法は、12月31日時点での貸倒金に債権金額の5.5%をかけると貸倒金が分かります。しかし、この計算方法は、青色申告の方を対象としたものです。白色申告の方は、計算内容が多少難しい場合があります。そのため、専門家の方などに確認しながら行いましょう。

収支内訳書の書類を準備

収支内訳書は、白色申告者が確定申告で提出する書類と定められています。主に、一般用や農業所得用、不動産所得用の3種類があるようです。一般個人事業主は、一般用を選びましょう。会社の内容により必要書類が変わります。

また、収支内訳書は、2ページあります。1ページ目は、一年間の売り上げや経費、給料貸金の内訳などです。2ページ目は、売上金額の明細や減価償却費の計算、仕入金額の明細などを記入します。確定申告の際に必要となる書類ですので、しっかり準備をしましょう。

決算書の書き方や注意点

国税庁のHPで作成可能

確定申告に必要となる申告書や収支内訳書などの決算書は、国税庁が公表しているホームページに記載されています。PDFファイルがありますので、ファイルを開いてみましょう。必要な書類を印刷することができ、そのまま使用できるため、わざわざ税務署まで行く必要がないため手軽に作成することができます。また、申告書や青色申告決算書は、国税庁ホームページより印刷し、郵送することもできます。しかし、書き方や不明な点がある場合は、税務署に行き、問い合わせすることをおすすめします。もちろん、税務署で必要書類を受け取ることも可能です。間違いのないよう、書き方に注意して作成しましょう。

決算に必要な書類は7年間保存する

決算は、会社の状況を知る目的のひとつです。決算を行うには、さまざまな書類が必要です。棚卸表や預金通帳、経理管理に必要な領収書、請求書、納品書などは、7年間は保存するように大切に管理しましょう。また、原則として原本を保存するようにしましょう。

書類の保存は、会社を知るメリット以外に、納税者の申告内容に誤りがないかを判断するために必要です。なにか問題が生じた場合など、その都度確認することができます。7年間に限らず、長期間保存しておくと安心です。

ネットの無料テンプレートを活用する

決算書の作成の仕方に迷う方も多くいるのではないでしょうか。ネットを活用することで、簡単にテンプレートでの作成ができます。無料のエクセルタイプのテンプレートがあるため、簡単に自分好みの書類作成ができます。ダウンロードすることですぐに使用できるため、決算書作成に迷う方にはおすすめです。

それぞれのテンプレートは、大きな項目の変化はないようですが、グラフ化できたり、用途によって使い分けができるなどの違いがあります。そのため、自分の会社にあった内容のテンプレートを活用しましょう。また、使用しなければわからないこともあるため、まずは試してみることをおすすめします。

見本を参考にして記入する

決算書は、各項目の内容が多いため、書き方について難しく感じる方も多くいるようです。しかし、ネットや本などに書き方の見本となるものが掲載されています。計算の仕方なども詳しく丁寧に記載されています。また、税務署のホームページにも見本があります。ホームページには、書き方について説明が記載されているため、具体的な書き方の詳細を知ることができます。このように、書き方の詳細が書かれているものが多くあるため、確認しながら進めるとよいでしょう。見本を参考にしながら、よりよい決算書を作成していきましょう。

決算をスムーズに行うコツ

信頼できる税務士に代行してもらう

税理士は、税務に関する専門家で法令に規定された納税義務の適性を行うことと定義されています。会社を経営する個人事業主の方などのサポートをする役割があります。経営処理を代行したり、節税のアドバイス、決算書をスムーズに作成するなど、経営者の強い味方です。

また、顧客の信頼を守る義務もあるため、信頼して任せることができます。決算をスムーズに行うために、会社を守るために、税理士の力を借りてみることもよいでしょう。経営初心者の方や会社の設立時など、不安なことや不明な点が多くある場合には、税理士という経営のアドバイザーを頼ることも考えてみましょう。

帳簿の管理をきちんとしておく

帳簿には、現金を管理する「現金出納帳」や口座を管理する「預金出納帳」など、さまざまな種類があります。もちろん、帳簿は種類別に分けて管理するほうが見やすく、経営や会社状況の見直しもできるためおすすめです。

決算をスムーズに行うために、毎日の金銭は、必ず帳簿に記録しましょう。領収書や納品書などの取引の証拠となるものは、帳簿に保管するように心がけましょう。また、帳簿の現金残高と手元にある金額は、同じになるようチェックすることも大切です。毎日の積み重ねが決算をより行いやすくします。会社の経営把握に必要な帳簿は、きちんと長期間保管するようにしましょう。安全な場所へ、正しく管理することが大切です。

確定申告は期間内に確実に行う

個人事業主の場合、1月1日から12月31日までの会社の売り上げや経費などを決算書にまとめることと決められています。決算書は、2月16日から3月15日の期間内に提出しなければなりません。期間内に提出ができなければ、確定申告を行うことができません。提出期限を過ぎてしまった場合でも確定申告はできますが、なるべく期間内に確実に行うことで、万が一に備えることができます。

確定申告を行うことができないと、脱税行為とみなされ違反対象になりかねません。延滞税や罰則に値する税金を支払わなければいけない状況に陥ってしまいます。そのため、必ず期間内に受付をするように注意しましょう。

わからないことは税務署で確認する

確定申告に必要な書類は、白色申告や青色申告でそれぞれ異なります。青色申告者の方の書類には、源泉徴収票やさまざまな控除に関する添付書類を添付しなければいけません。書類に関しての書き方や計算の仕方など、不明な点がある場合は、税務署へ相談や確認を行うことをおすすめします。確定申告に不備などがある場合、税務調査の対象となりかねません。税務調査の対象は、個人事業で売上高が1000万円を超える場合です。売上高が少なく、申告書類内容に不備がある場合も調査の対象となるようです。このように、決算をスムーズに行うようにするため、正しい書類作成をしなければいけません。難しい場合は、専門家に依頼することも考えてみましょう。無駄のない、損のない決算書を作ることが大切です。

正しい知識を学んで決算に備えよう

個人事業主の方は、1月1日から12月31日までの期間が事業年度と定められています。そのため、12月31日が決算日と決められています。よりよい決算書を作成するためには、日々の積み重ねを怠ることなく、迅速に対応することが求められます。決算とは何か、確定申告の意味をよく理解し、会社の経営に役立てる必要があります。

ひとつひとつにルールがあるように、会社を経営していく上にもルールがあります。正しい知識を学び、会社経営をスムーズに進めていきましょう。まずは、決算の流れやポイントを理解することが大切です。分からないことは専門家の力を頼るなどしながら、間違いのない経営をしていきましょう。

公認会計士・税理士 伊藤 温志

開業8年で600社ものクライアントを有するエクセライク会計事務所の代表税理士。
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